TrezECL

TrezECL, qu’est-ce que c’est ?

La vie sur le campus c’est avant tout une vie en communauté. Dans ce cadre de vie, il y a forcément des dépenses communes, liées à l’étage si tu es en résidence, ou bien en colocation, ou encore venant des activités liées à tes associations.

Le principe de TrezECL est de centraliser toutes ces dépenses, et de permettre à chacun d’avoir accès à son solde et aux détails de ses consommations et dépenses pour toujours être au courant au niveau de la trésorerie.

Accéder à un compte en tant que simple membre

  • 1 : Pour commencer, accède au site : https://trezecl.eclair.ec-lyon.fr. Connecte-toi avec les identifiants de Centrale. Tu auras alors accès à l’ensemble de tes comptes. Aussi bien ceux dont tu es simple membre que ceux que tu administres. Clique sur celui qui t’intéresse pour connaître ton solde. C’est le menu « Mes comptes ».
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  • 2 : Tu peux à présent déterminer le détail de tes dépenses et consommations au sein de ce compte au cours des différents évènements soit en cliquant sur ton solde, soit par l’intermédiaire du menu « Mon détail ». Pour équilibrer le compte, le détail des transactions me concernant est situé dans le menu « Equilibrer le compte ».
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Gérer un compte en tant qu’administrateur

Par administrateurs nous entendons, créateur du compte ou modérateur(s) désigné(s) par le créateur. Ces personnes ont la possibilité de créer des évènements, d’ajouter des personnes et des dépenses, mais surtout de gérer les consommations de chacun.

Tout Centralien peut créer un compte et ainsi devenir le créateur, il a alors tous les droits sur ce compte et peut s’il le souhaite effectuer diverses actions décrites ci-dessous.

Les comptes sont composés d’évènements, eux-mêmes contenant des dépenses et les créateurs peuvent gérer finalement les consommations des personnes liées à ces dépenses.

Créer/Modifier un compte

Pour créer un compte, rien de compliquer : dès lors que tu es dans le menu « Mes comptes », un menu administrateur s’offre à toi : « Ajouter un compte », il te suffit ensuite de le nommer et de lui donner une description si tu le souhaites. Pour éditer un compte, la démarche est analogue avec le menu « Editer ce compte » dès lors que tu es sur un compte que tu administres.

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Gérer les personnes

Deux possibilités s’offrent à toi pour ajouter des personnes, soit tu veux ajouter des personnes de Centrale qui pourront avoir accès à leur solde en se connectant (paragraphe précédent), soit tu veux ajouter des personnes ‘fictives’ simplement en renseignant leur nom, aucun accès ne sera possible et seuls les administrateurs pourront connaître le solde de cette personne. Dans les deux cas on utilise le menu « Gérer les personnes ». Trouver une personne sur Centrale se fait grâce au moteur de recherche en renseignant son login, nom ou prénom.

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Ajouter/Modifier un évènement

L’ajout d’événement par le menu « Ajouter un événement » et la modification de tels éléments se fait de manière identique aux comptes. L’accès à la page de modification des évènements se trouve dans le tableau de détails de dépenses et le tableau des consommations, en cliquant simplement sur le nom de l’événement.

Ajouter/Modifier une dépense

Pour ajouter une dépense, il faut au moins une personne liée au compte et puisque les dépenses sont regroupés par évènements, il faut aussi au moins un événement.

Le menu pour ajouter un tel élément est « Ajouter une dépense », on spécifie le libellé, l’événement correspondant à cette dépense et quelques paramètres optionnels. On peut rajouter plusieurs paiements pour une dépense, ils sont de deux types.

  • Les paiements entrants (avec une valeur positive), ce sont des dépenses quotidiennes où la personne ayant payé attend que de l’argent entre à nouveau sur son compte.
  • Au contraire les paiements sortants (avec une valeur négative) fonctionnent dans l’autre sens, ils peuvent être utilisés pour les remboursements par exemple.

En échangeant les personnes ayant payées et celles ayant consommées, ces deux types de paiements sont équivalents, mais permettent de rajouter de la clarté au compte.

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Les consommations ne sont pas des sommes d’argent mais des parts, ainsi on fait la somme des paiements concernant la dépense, puis les personnes listées en tant que consommateurs vont payées au prorata du nombre de parts qui leur est associé.

Comme nous le verrons dans le paragraphe suivant, une méthode plus ergonomique et pratique permet de gérer les consommations.

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Gérer les consommations

Les consommations contrairement aux dépenses sont sujettes à davantage de modifications. Le produit TrezECL propose donc une méthode plus pratique pour gérer ces dernières. Tout repose sur le tableau récapitulatif des consommations du menu « Gérer mes consommations ». Un exemple est affiché dans la suite.

La gestion des consommations est alors très simple, il suffit de cliquer correspondant à la dépense en ordonné et à la personne en abscisse pour lui mettre une part, ou lui enlever ses parts. Pour plus de flexibilité, un clic droit permet de définir un nombre précis de part, un nombre flottant est accepté, mais il doit être positif.

Dans le cas où une dépense ne possède aucune consommation, le compte est alors déséquilibré et le total des paiements ne correspondra pas au total des consommations, les administrateurs sont avertis de ce problème par le biais d’une alerte sur la page des soldes du compte mais aussi pas les données en dessous du tableau de consommations.

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Équilibrer les comptes

De manière analogue au paragraphe traitant d’un simple membre d’un compte, les administrateurs ont accès au module d’équilibrage du compte. Cependant en plus d’afficher les transactions le concernant (dans le cas où il est membre et pas seulement administrateur), il a accès à l’ensemble des transactions concernant toutes les personnes liées au compte. Il peut alors avertir et relancer les personnes rapidement.

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Les petits plus…

Filtrage par date

Le tableau détaillé des dépenses et consommations, ainsi que le tableau des consommations peut être filtré en choisissant une date de début et une date de fin.


Attention

Ce site est en version Beta, c’est-à-dire qu’il ne contient qu’une partie des fonctionnalités prévues et en conséquence il est possible de tomber sur certains problèmes techniques.

À ce jour, les fonctionnalités de suppression d’éléments (comptes / évènements / dépenses / personnes) ne sont pas possible, mais cela ne serait tarder ! Par conséquent le site TrezECL et le présent document sont sujets à être modifiés rapidement. Pour toute question, proposition ou problème rencontré n’hésitez pas à contacter ÉCLAIR par l’intermédiaire de eclair@ec-lyon.fr ou bien le créateur du projet, Raphaël Moulin aka Kichot : raphael.moulin@ecl13.ec-lyon.fr

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